LA RIORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI CENTRALI DELL'ATENEO CON IL PASSAGGIO DALLE "RIPARTIZIONI" A 7 "AREE" SEMBRA SIA STATA "... CONGELATA" (fino a che non saranno chiare le competenze esistenti e quelle necessarie)

La proposta di riorganizzazione degli uffici dell’amministrazione centrale contenuta nel presente documento si caratterizza per i seguenti elementi.

ANALISI DI CONTESTO

A valle del processo di riorganizzazione che ha interessato i dipartimenti e il sistema bibliotecario, l’ateneo è attualmente impegnato nel percorso di attuazione della legge 240/10 che in modo significativo determinerà rivisitazioni della struttura dell’ateneo nei seguenti aspetti:

·   composizione degli assetti di governo;

·   regolamentazione e funzionamento della governance di ateneo;

·   sistema contabile e di controllo economico – finanziario (passaggio alla contabilità economico patrimoniale e analitica);

·   sistema di reclutamento e di progressione di carriera del personale docente e ricercatore;

·   programmazione e gestione dell’offerta formativa;

·   programmazione e gestione delle attività didattiche e di ricerca del personale docente e ricercatore;

·   programmazione e valutazione della didattica, della ricerca e della gestione in relazione ai fini istituzionali e all’entità dei finanziamenti correlati;

·   rapporti con il territorio in ambito nazionale e internazionale;

·   rilevanza della qualità e quantità dei risultati conseguiti ai fini del riparto dei finanziamenti statali

Tutti gli aspetti sopra richiamati contribuiscono a porre al centro dell’attenzione l’esigenza di dotarsi di una struttura organizzativa in grado di governare e gestire in modo efficiente ed integrato le novità prospettate e in modo maggiormente coordinato le funzioni attualmente svolte che presentano in misura più o meno rilevante i seguenti aspetti di criticità:

·   difficoltà di coordinamento strutturale tra uffici, parzialmente compensato dalle doti e capacità relazionali/professionali dei singoli;

·   sovrapposizioni di funzioni (e adozione di procedure differenziate) o mancanza di presidio di funzioni tra uffici;

·   accentramento delle funzioni di “coordinamento operativo” prevalentemente in capo alla Direzione amministrativa;

·   presenza di un elevato numero di unità organizzative composte da poche unità di personale (2-4).

·   compresenza di attività, uffici, professionalità che operano in contesti e modalità ad alto tasso di informatizzazione e altri a scarso tasso di informatizzazione con conseguente difficoltà di integrazione nella catena dei processi organizzativi comuni;

·   compresenza di uffici, professionalità che operano seguendo processi standard consolidati e mappati e altri scarsamente formalizzati e valutabili;

OBIETTIVI

La progettazione della nuova struttura organizzativa persegue i seguenti obiettivi:

·   mettere al centro dell’attenzione il servizio all’utenza interna ed esterna;

·   applicare in modo “pulito e razionale” il passaggio alla contabilità economico patrimoniale che è prima di tutto un nuovo sistema organizzativo e solo in seconda battuta un nuovo sistema contabile;

·   chiarire in modo puntuale “chi fa che cosa” e i momenti di integrazione richiesti tra gli uffici, sottolineando che nella complessità attuale non può esistere una netta separazione di compiti e funzioni tra gli uffici e che l’integrazione dei processi dipende sia da aspetti strutturali (organizzazione, ruoli, informatizzazione, reingegnerizzazione processi, ecc) sia da aspetti manageriali (competenze, relazioni, capacità di ascolto e dialogo, ecc..);

·   uniformare centralmente le funzioni per cui il beneficio derivante alla standardizzazione dei processi è superiore al costo indotto dalla adozione di soluzioni personalizzate, con particolare riferimento alle funzioni a basso valore aggiunto per l’utente e a quelle che richiedono alto intensità di valore nell’impiego e aggiornamento di competenze professionali avanzate;

SOLUZIONE PROSPETTATA

La soluzione prospettata prevede un’articolazione della struttura organizzativa in:

·       1 Direzione generale;

·       7 Aree di responsabilità concentrate su 3 dimensioni di servizio: 

Area amministrazione e Bilancio, Area Organizzazione e Personale – DIMENSIONE GESTIONALE 

Area servizi per la didattica, Area servizi per la ricerca, Area comunicazione – DIMENSIONE PRODUTTIVA

Area edilizia e logistica,  Area servizi informativi e multimediali: DIMENSIONE INFRASTRUTTURALE

·       3 Uffici di staff specialistico che forniscono servizi specifici di supporto, programmazione, valutazione e controllo in modo trasversale alla Direzione generale e alle 7 Aree di responsabilità:

o      Servizio Affari generali e istituzionali

o      Sviluppo Organizzativo e Controllo Direzionale;

o      Servizio Prevenzione e Protezione;